ニッタマカレッジ
【第6回ニッタマカレッジ】アウトプットのまとめ方
第6回は、意図が伝わり相手を動かすためのアウトプットをする上での考え方やまとめ方について解説しています。
なぜアウトプットが大事なのか？ということについては、理解してもらうとしてますか？というニッタマカレッジ用のブログを投稿しているのでそちらを見ていただきたいです。
端的に言うと、大きな目的を達成するには人に動いてもらったり決断してもらうことは必要不可欠であり、そのような行動や選択をしてもらうには必ず「理解してもらう」というハードルを越える必要があります。
営業であれば顧客に購入という決断をしてもらわないといけないし、会社の目的を達成するにはメンバーが同じ意図や目的を持ってそれぞれの役割を全うする行動をとってもらう必要があります。
そのためには「理解」が必要不可欠であり、理解を越えた先に行動や決断の壁があるので、理解の壁は当たり前に越えるぐらいじゃないと大きな成果は得られません。
なぜ大きな成果は得られないかというと、理解の壁を簡単に越えられないと行動や決断に時間を要するためその数が増やせないし（量の不足）、意図がちゃんと伝わらず誤った行動や決断を引き出してしまう（質の低下/ムダの増加）からです。
そのくらい重要なテーマだと考えているので、ぜひ一緒に学んでいきましょう。
コンテンツ
やりがちなアウトプット
今日は、言語化や伝え方などのアウトプットの方法と、その前段階のどのようにアウトプットの内容をまとめていくか、ということについて良い例、悪い例を交えながら伝えていきます。アウトプットはいくつかの型に分類できます。一つは抽象→具体の型、二つ目はプロセスや変化の型、三つ目は関係/対比の型です。まずそのアウトプットの型を1つずつ紹介していって、その後どのようにその型にまとめていくかということを伝えていきます。
この文章は、今回の「アウトプットのまとめ方」について伝えていく際の導入文の例として作りました。
これを読んでみて（もしくはこの文章を読まれたことを想像してみて）、これから何を伝えられるのかわかりやすいと思ったでしょうか？
恐らく、わかりやすいと思った方は少ないのではないかと思います。
文章としては成り立っているはずなので、何度か読めば理解できる内容ではあると思いますが、パッと見ただけでわかるという人はいないのではないでしょうか。
この文章で伝えていることを、一目でわかるようにしたのが下の画像です。
アジェンダとは、目次や項目という意味です。
今回はアウトプットのまとめ方というテーマでこの4つの項目について話していきます。
1つ目は「やりがちなアウトプット」というアウトプットの失敗例について…
という感じでこの画像を見ながら説明するとどうでしょうか？
一気にわかりやすくなったのではないでしょうか。
このように、まとまりのない長い文章で伝えるというのが、結構やりがちなアウトプットの具体例ということで紹介しました。
このようなアウトプットの失敗例は、「言いたいこと””だけ”を言う」「言いたいように言う」という大きく2つの原因で引き起こされています。
それぞれ解説していきます。
言いたいこと”だけ”を言う
まず大前提として、言いたいことを言うこと自体が悪いわけではありません。むしろ、自身の主張や伝えるべきことを伝えることは必要なことだと思います。
ただ、それ”だけ”を言うのはただの自己満足であり、現実が言った通りになる可能性は極めて少ないでしょう。
「買ってください！」と伝えることは大事で必要ですが、それ”だけ”言ってもほぼ買ってもらえないのと同じです。
重要なのは「なぜそれが言いたい(伝えたい)のか？」という目的です。
それが自分のためだけであれば伝わらないし、相手の目的と合致できる点を見つけて言いたいことを調整していくことが重要です。
それは、自分も良いし相手も良い＝笑顔にして幸せになる（経営理念）にも通じますね。
言いたいように言う
もう一つアウトプットでやりがちなのが、言いたいように言うということです。
これは、資料などで視覚的に分かりやすくするなども重要なのですが、ここではあくまでも伝え方の構成という観点での話しをします。
「言いたいように言う」とは、言い換えると「言いたいときに言いたいことを言う」ということであり、順番や構成を考えていないということです。
逆に言うと、順番や構成を整えることが伝わりやすくなる最重要ポイントだということです。
構成や順番がめちゃくちゃだと、話しの全体像と現在地がわからないため混乱します。
「混乱した脳は常にNoと言う」という格言がありますが、つまり頭の中が迷子になると思考停止してしまい判断することができない（つまりYesと言えない）ということです。
これが、理解してもらえないと行動や決断を引き出せないということにも繋がります。
言いたいように言って相手を混乱させる例をいくつか挙げます。
ひとつは、ゴールのない話しです。
「結局何がいいたいの？」という切り返しをされるパターンです。
もうひとつは、現在地のわからない話しです。
「これはいったい何の話しをしてるの？」「いつ話しが終わるの？」と言われるやつです。
あと、話しがあっちに行ったりこっちに行ったりして「今の話しと先ほどの話しは関連した話ですか？」と思われるパターンもあります。
最後にもうひとつ、抽象度がバラバラな話しというのがあります。
抽象度とは、ある視点における情報量の度合いのことで、「抽象度が高い」とは、より多くの具体や概念を包含した、より少ない情報量の状態を言います。（抽象度はこの後も頻出するので、徐々に理解を深めていってもらえればと思います）
例えば、右側と左側ではどちらが抽象度が高いでしょうか？
ゴリラ ： 動物
リンゴ： 果物
果物 ：食べ物
土木工事業 ： 建設業
答えは右側です。
果物にはバナナもあればブドウもあれば桃もあります。その中にリンゴが含まれているため果物の方が抽象度が高く、果物は食べ物の中の一要素であるため食べ物がさらに抽象度が高いということになります。
ちなみに、「抽象度が高い」を「抽象的」という言葉で表されることがありますが、意味としては同じで、その捉え方が肯定的か否定的かの違いです。
「抽象度が低い」と「具体的」も反対の意味で同じで、マトリクス化すると以下の図式になります。
場面によって使い分けが必要ということですが、思考過程においては抽象化は必須です。（後ほど詳しく解説します）
バラバラな抽象度で話すと伝わりづらいよ、という話しをする上で抽象度について解説しましたが、話しを元に戻します。
例えば、
・アイスコーヒーが飲みたく「コーヒーください」と注文したら、ホットコーヒーがきた
・地元の人しかわからないようなローカルな話題を県外の友人にしたらシラケていた
・「朝一」で注文を受けて9時に納品したら遅いと言われた
これらは2番目の例以外はどちらが良い悪いとは言えない内容ですが、少なくとも双方の抽象度のズレが原因でコミュニケーションエラーが発生しています。
伝える側、伝えられる側双方が相手の抽象度に合わせてコミュニケーションを取らないと意図に反した形で伝わってしまったり、伝わらなかったりするということです。
もうひとつ例を挙げます。
売上目標を設定しているとして、その目標を達成するためにAという施策に取り組むことにしました。
しかし、Aをやると決めた3日後に「やっぱりBに取り組もう！」と上司が言いました。
こんな上司だとどう思いますか？
「コロコロ方針を変えられて困る、ついていけない…」と思うかもしれませんが、実はこの上司は方針は変えていません。
「売上目標を達成する」というのが抽象度の高い方針であり、AやBはその具体策です。
つまり、より抽象度の高い方針はブレておらず、そのためにはAよりもBの方がいいという判断で方針転換をしています。
上司と部下の抽象度のズレから生じているすれ違いの例ですね。
これらの例からわかるように、抽象度のズレによっておこるコミュニケーションエラーは結構多いので、この概念を知っているだけでもアウトプット（伝える）やコミュニケーションの質は変わってくるはずです。
余談ですが、高い抽象度で物事を見ることができるようになればなるほど、あらゆる場面で有利に物事を進められる可能性が高まります。
なぜなら、高いところから低いところは見えますが、低いところから高いところは見えません。
つまり、抽象度が高い人（視座が高い）は低い人には見えてない世界が見えており、何を考えているか理解できないということです。
子供の頃、若い頃を思う浮かべると「今思えばあの時は狭い世界で生きていたな」「親があんなこと言ってたけど本当だったな」などと思うことがあるのではないでしょうか。
なので、抽象度を高めることは本当におすすめです。
良質なアウトプットとは？
ここまで、やりがちなアウトプットの失敗例を紹介していきましたが、逆に良いアプトプットとは何なのか？ということを書いていきます。
「How to say」よりも「What to say」
How to say = どう言うか
What to say = 何を言うか
それぞれこのような意味を持っており、つまりは”どう言うか”よりも“何を言うか”が大事だということです。
今回のテーマは「どう言うか」についての内容だと思われるかもしれませんが、そもそものコンテンツがズレていたらいくら上手に伝えても意図していることが伝わりません。
例えば、「商品を買ってほしい（意図）」と思い、「商品の悪いところ（What to say）」を上手に伝えた（How to say）としたら、意図通り買ってもらえるでしょうか？
おそらくそうはならないと思います。
極端な例かもしれませんが、上手に伝えることに集中する前に、意図して伝わることを選択することが重要です。
「伝える」ではなく「伝わる」
「伝える」目的はなんでしょうか？
冒頭でも書きましたが、伝えた相手の行動や選択を変えてもらいたいから伝える場合がほとんどだと思います。
そのメッセージなどのアウトプットを受け取るかはどうかは相手の判断に委ねられるため、そこをコントロールするのが難しいという前提はありますが、「伝える」ことそのものが目的になると、もっともっと「伝わる」確率は下がります。
アウトプットの際は「伝わる」ために「伝える」ということを常に念頭におきましょう。
変化の質量＝アウトプットの質
前述の通り、相手の行動や選択が変わって初めて「伝わった」ということになります。
そして、その変化の差分やインパクトが大きければ大きいほど、アウトプットの質は高いということになります。
これも前述しましたが、伝えた相手が実際に変わるかどうかはコントロールすることが難しいところですが、難しいからこそインパクトのある変化を起こせることは価値が高いと言えます。
そう考えると、相手を動かすほどのアウトプットを出そうと思えば、今回のテーマのように上手く伝える方法論以前に、想い・マインド・信念などが必然です。
マインドなどの重要性や考え方はこれまで伝えてきているので、ぜひ改めて見てくださいね。
アウトプットの型
ここから、具体的にアウトプットを出す際のまとめ方を解説していきます。
アウトプットには大きく3つの型があります。
①抽象から具体の型
一つ目は「抽象から具体」で表現する型です。
この型は、基本中の基本の型であり、最重要です。
その理由は以下の通りです。
・ほとんどのアウトプットで使う（頻度が多い）
・アウトプットの大枠を整える（前提/基盤）
・あらゆる場面で使える（高い汎用性）
まず、考え方から見ていきましょう。
「抽象度」については前述しましたが、高い抽象度から抽象度を下げていき具体的にしていく、このような順番で伝えていくということです。
例えば、
・本質を伝えてから各論を伝える
・全体を伝えてから部分を伝える
・粗く（大まかに）伝えてから、細かい部分（詳細）を伝える
というイメージです。
具体例を出していきましょう。
個人的に最もしっくりくるのは書籍の例です。
「この書籍には何が書かれているのか」を最も短いワードで表わしているのがタイトルです。つまり、エッセンスを抽出しまくってあらゆるものをそぎ落とした本質の部分がタイトルです。書籍は10万文字前後のものが多いですが、10万文字を数文字にしているタイトルは、ある意味もっとも「粗い」とも言えますね。なので、書籍で最も抽象度が高いのがタイトルです。
タイトルの次に端的に書籍について表現しているのが目次です。
目次は、本文の中の各部分に何が書かれているかを表したもの、つまり各部分のタイトルです。目次の中でも章（より大枠のまとまり）分けなどをして抽象度に段階を持たせている場合もあります。
そして、最も具体的で文字数が多い本文があります。
書籍を購入するプロセスの一つのパターンとして、
・タイトルに興味を持ち
・目次で概要を掴み購入を決断し
・本文を読み進めてインプットする
という流れがあり、段階的に理解できるからこそ意思決定やインプットがしやすくなることがわかります。
日常の中でも、いきなり本題に入らずに「●●について話しがあります」「3つ相談があります。1つ目は…」というように最初にタイトルや目次をつけるだけで、相手は格段に聞きやすくなります。
では、どのように抽象→具体でまとめていけばいいのでしょうか？
抽象から具体にまとめやすくなるフレームワークとして「ロジックツリー」があります。
抽象度の高いものから徐々に具体的な要素に枝分かれしていく形で図式化されており、先ほどの書式の例をは以下のように表現されます。
2024年4月の研修をしていただいた伊藤羊一さんが言われていた「結論→根拠→事実」で伝えるというのも、ロジックツリーで表わされています。
このような型に整理する習慣をつけると、相手にも伝わりやすくなることはもちろん、思考もまとまりやすく論理的な思考が身に付きます。
この抽象→具体の型だけはぜひ身に着けて下さい。
②③の型は簡単に紹介していきます。
②プロセス/変化の型
2つ目の方は、変化や時系列・流れなどを表す型です。
スタンダードなのは表やグラフで表現するパターンで、例としては以下のようなイメージです。
口頭や文章で「2017年は23名で、2018年は25名で離職率4％…」と説明されるのと比較すると、格段にわかりやすいのではないでしょうか。
もう一つの例としては、フロー図で表わすパターンです。
この画像は、ニッタマテリアルの基本的な業務の流れと役割分担を表したものです。
その業務はどの段階で、どの業務の前後に発生するのか、というのが一目でわかります。
「受発注をしたら、その次に入荷して、入荷したら出荷検品をして…」と、こちらも行動や文章で説明されることを想像するとわかいりやすいことがわかるでしょう。
このように、②の型は図式化することでわかりやすくなる傾向にあるのでイメージを表す（アウトプットする）能力が求められます。
③関係/対比の型
最後3つ目は関係/対比の型で、シンプルに言うと比較をわかりやすく表すということです。
まず、シンプルな例としては比較表があります。
このように表すと、2019年と2024年の違いが一目でわかります。
比較する軸は何でもよくて、例えばある商品のメリットとデメリットを比較表にするなど、数字以外のものを整理するということもできるでしょう。
このようにマトリクス化するのも比較を見えやすくする有効な手段です。
この画像は、新たにどのような取り組みをしたらビジネス上の成果が出るかというアイデア出しの一例で、その取り組みの①効果の大きさと②効果が出るタイミング（遅いか早いか）という2軸で4区分に分けるようなものとなっています。
・「キャンペーン」という施策はすぐ効果は出るが大きな効果は見込めない
・「商品開発」は大きな効果は期待できるが時間がかかる
・取り扱うアイテム数を増やす「品目拡大」が効果も大きく即効性もある
ということで「品目拡大」に取り組むべきだ！と意思決定がしやすくなります。
余談ですが、比較することは分析の基本であり、分析は意思決定の精度に大きく影響します。
今回のテーマはアウトプットの手段として比較（関係/対比）を見せることの有効性を解説しているので深掘りはしませんが、比較することはそのくらい大きな意味があることを知っておくといいとでしょう。
型化の利点
これまで説明してきた型を使うことの利点は2つあります。
1つは、継続して使えることです。
例えば、ニッタマテリアルの決算報告会はどういう順番で何を報告するか、業績などはどういう表やグラフで表わすかもほぼ決まっています。
つまり、最新の報告事項や業績などに更新するだけで運営ができるようになっています。
型がなければ毎回0から作ることになり、その労力の差は明白でしょう。
2つ目の利点は、応用ができることです。
例えば①抽象→具体の型のロジックツリーは、前述した通り「●●について話しがあります」「3つ相談があります。1つ目は…」というように日常でも使えるし、決算報告会の「どういう順番で何を報告するか」というのも、本で言う目次のようにロジックツリーになっています。
このように、長く幅広く使えるのが型化の利点であり、一言でまとめると再現性が高まるということです。習慣レベルで身に着けば安定的に効果的なアウトプットを出し続けやすくなります。
型化の方法
では、どうやってアウトプットを作り上げていくか、型化をしていく方法について話していきます。
アウトプットの目的の整理
まず、大前提としてアウトプットを作り始める前に、そのアウトプットを出す目的や何が伝えたいのかを整理します。
・要するに（何が言いたい？）（What to say？）
・伝える目的は？（なぜ伝える必要がある？）
などの問いを立てることが効果的でしょう。
そして、実際に作り始めると目的が薄れ始める場面が多々あります。（これはアウトプットの型化に限らず多くの場面であると思いますが…）
その際にも、常に目的に立ち返ることができるように明文化しておくとより良いでしょう。
具体と抽象を行き来する
型化をする具体的な方法は、具体と抽象を行き来するという思考をしてまとめていきます。
抽象→具体、具体→抽象を適切に繰り返していくということです。
それぞれ解説していきます。
抽象→具体の思考とはどういうことかというと、「とにかくたくさん出す」や「分解する」などをしていくことです。
例えば「決算報告会で業績をステークホルダーに伝えたい」という目的があった場合、報告するべき事項をとにかく思いつく限りたくさん出します。（とにかくたくさん出す）
そして、そのたくさん出した報告事項の中に「業績」というものがある場合、解像度が粗い状態なので伝えるべき「業績」の中身を洗い出します。
売上、粗利益、販管費、人件費、利益…などが出てくるかもしれません。（分解する）
抽象→具体の思考と整理はこのようなイメージです。
「要素は何か？」「例えば？（具体例を出す）」などの問いを立てると出てきやすくなります。
具体→抽象の思考は、「まとめる」や「並べる」などです。
また決算報告を例にすると、抽象→具体にするときに100個の報告事項のアイデアが出たとします。
それだと時間がかかりすぎるし、本当にステークホルダーが知るべきことのみを伝えるべきだということで、重要事項の10項目に絞る、もしくは報告事項のAとBとCは関連性が高いので1つの報告事項としてまとめるなどをします。（まとめる）
そして、それをどういう順番で伝えると流れがスムーズで伝わりやすいかを考えます。（並べる）
あくまでも一例ですが、具体→抽象の思考はこのようなイメージです。
「要素は？（共通点は？）」「俯瞰してイメージすると？」などの問いを立てると考えやすいです。
型化に使えるツール
最後に、型化を助けてくれる便利な手法とツールを紹介します。
1つ目はブレインストーミングです。
上の画像のように、あるテーマや問いに対しての案やアイデアを、付箋などにとにかく書き出していき（抽象→具体）、関連性の高いアイデアをグループ化し（具体→抽象）、アイデアをまとめていくというものです。
チームなど複数人で行うことで、英知を結集しやすくなるという効果的な手法です。
2つ目はマインドマップです。
ロジックツリーのような形で抽象→具体の並びに思考を整理できるものです。
例えば、本記事の「アウトプットのまとめ方」は、マインドマップで整理すると以下のようなイメージになりました。
いくつかツールがあるのですが、Xmindが無料でも充実した機能が使えるのでおすすめです。
まとめ
今回は、アウトプットのまとめ方というテーマで解説していきました。
ポイントは以下の通りです。
・理解してもらえなければ意図した通りに相手や周りを動かせない（だから伝え方は重要）
・アウトプットの典型的な失敗例は「言いたいこと”だけ”言う」「言いたいように言う」
・抽象度とは、ある視点における情報量の度合いのこと
・相手の変化の質量がアウトプットの質
・最も効果的で多く使うアウトプットの型は「抽象→具体」の型
・アウトプットする意図（目的）を整理し、具体と抽象を行き来して型化していく
伝え方に答えや正解はありませんし、100％相手に伝えたいことが伝わることは不可能だとも思います。
しかし、コミュニケーションは生きてく上でもビジネスシーンでも重要で欠かせないものなので、相手に「伝わる」確率と総量が増えれば組織や社会全体の生産性は上がると考えられます。
そのくらい学んで鍛え続ける価値があるものだと思うので、ぜひ実践していってみてください。
ニッタマテリアルでは、毎週社員自らがこの「ニッタマカレッジ」という学びの場を創り、お互いが成長し合える場を設けています。
このニッタマカレッジやニッタマテリアルに興味がある方は、ぜひお気軽にお問い合わせください。
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